Государственный геральдический регистр Российской Федерации ведется Геральдическим советом на основании Указа Президента Российской Федерации от 21.3.1996 № 403 (в редакции Указа Президента Российской Федерации от 25.9.1999 № 1273) и является единым учетным документом Российской Федерации, созданным с целью систематизации существующих государственных и территориальных геральдических знаков, создания единого информационного поля существующих геральдических знаков и обеспечения защиты утвержденных геральдических знаков. В Регистр вносятся знаки, утвержденные соответствующим законодательным актом и вступившие в силу. Документы о таких знаках представляются в Совет с мест и проходят предрегистрационную геральдическую экспертизу, в ходе которой проверяется соответствие знаков и документов о них требованиям российского законодательства и требованиям единой государственной политики в области геральдики, оригинальность знаков. В случае положительного заключения экспертизы знаки представляются к обсуждению в заседании Совета, на котором принимается отдельно по каждому знаку решение о внесении знака в Регистр. Внесенным в Регистр знакам присваиваются регистрационные номера, владельцам знаков выдаются Свидетельства о регистрации установленного образца (порядок выдачи Свидетельств установлен Распоряжением Президента Российской Федерации от 13.10.2003 № 471-рп ). Знаки могут быть не внесены в Регистр если предрегистрационная экспертиза или заседание Совета выявят их недостатки. В этом случае владельцу знака направляется письмо с подробным изложением причин отказа в регистрации и рекомендациями по доработке знака.

Всякий знак является действующим с момента его принятия местным актом. Внесение знака в Государственный геральдический регистр не является актом утверждения или вступления знака в силу. Внесение знака в Регистр служит:

1. введению знака в единое информационное пространство Российской Федерации;

2. обеспечению знаку юридической защиты на территориях и в ситуациях, когда не действует акт владельца знака о его утверждении;

3. подтверждению и закреплению в федеральном масштабе прав владения и использования знака за тем, кем (для кого) данный знак утвержден.